¿Qué es la gobernanza de datos?

La gobernanza de datos es el conjunto de procesos, procedimientos, políticas, estándares y métricas que las organizaciones implementan para comprender cuáles son sus datos, dónde están y cuál es la mejor manera de utilizarlos. También dicta quién tiene acceso a qué datos, en qué situaciones y mediante qué métodos.

El gobierno de datos generalmente requiere un equipo de gobierno dedicado, incluido un comité directivo que actúe como órgano rector y un grupo de administradores de datos para hacer cumplir todo. Idealmente, el gobierno de datos también involucra a los ejecutivos y otras partes interesadas, junto con los equipos de gestión de datos y TI.

“La gobernanza de datos es una tarea que abarca a toda la empresa. Es algo que está diseñado para respaldar todos los datos de toda la empresa”, dijo a Built In Malcolm Hawker, jefe de estrategia de datos de la empresa de gestión de datos Profisee. "Son las reglas del camino cuando se trata de datos".

La gobernanza de datos es el conjunto de estándares internos que sigue una organización para garantizar que sus datos sean precisos, utilizables, seguros y estén disponibles para las personas adecuadas y en las circunstancias adecuadas.

La gobernanza de datos suele estar estrechamente asociada con la gestión de datos. Y si bien ambos están relacionados, no son sinónimos.

La gestión de datos se refiere al proceso de creación, recopilación, almacenamiento, mantenimiento, protección y uso de todos los datos de toda una empresa. Cubre todo el ciclo de vida de los datos.

La gobernanza de datos es un componente de la gestión de datos, junto con la calidad de los datos, la seguridad de los datos, el almacenamiento de datos, etc.

Otra forma de verlo es el “qué” versus el “cómo”, dijo Hawker.

“La gobernanza es el qué, la gestión es el cómo. La gestión es la forma en que realmente se respaldan las políticas y procedimientos”, explicó. Por ejemplo, poner controles a los datos sobre quién puede crearlos, actualizarlos y acceder a ellos. “La gobernanza de datos son políticas y procedimientos, la administración lo está haciendo. Se trata de poner una pala en la tierra y realmente implementar las políticas y procedimientos”.

Para garantizar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y la legislación de privacidad de datos, las empresas deben saber qué tipo de datos recopilan, dónde se almacenan, cómo se utilizan y quién los utiliza.

Y a medida que los gobiernos continúan endureciendo las regulaciones sobre el uso de datos, la privacidad de los datos e incluso las métricas ambientales, sociales y de gobernanza de las empresas, la gobernanza de los datos se está volviendo aún más importante para garantizar que la recopilación, el uso y la seguridad de los datos de las empresas se mantengan dentro de los límites de la ley.

"Si eres una empresa grande, estás sujeta a una de las leyes globales de protección de la privacidad y no tienes control de datos, entonces tendrás problemas", dijo Peggy Tsai, directora de datos de seguridad de datos. empresa BigID, dijo a Built In. "O, si usted es una empresa y no quiere ser pirateado ni sufrir ningún tipo de violación de seguridad cibernética, será mejor que tenga un programa de gobernanza de datos".

La gobernanza de datos también ha demostrado ser algo más que un simple medio para proteger los datos y garantizar que cumplan con la ley. También puede ser un facilitador de negocios (“combustible para cohetes”, como lo expresó Hawker) que permite a una organización funcionar de manera más eficiente y probar cosas nuevas con sus datos. Especialmente cuando se trata de la implementación de inteligencia artificial, que es algo que la mayoría de las empresas buscan hacer más.

"Ninguna organización puede basarse en datos, ni puede realizar excelentes análisis, ni ningún tipo de IA o análisis predictivo, sin contar con un marco básico de gobernanza de datos".

De hecho, la inteligencia artificial (especialmente la IA generativa, donde las máquinas producen automáticamente su propio contenido) está de moda. Las empresas están utilizando la IA para optimizar una variedad de procesos comerciales, desde el marketing hasta la gestión de personas. Ejecutar bien todo esto requiere una inmensa cantidad de datos. Y para mitigar cualquier sesgo y problemas éticos o legales, la gobernanza de datos debería ser una pieza importante de la estrategia de ejecución de IA de cualquier empresa.

"Un buen programa de gobernanza de datos realmente permite aprovechar ese tipo de tecnología de forma rápida, segura, legal, ética y comercialmente valiosa", dijo a Built In Jay Militscher, vicepresidente de análisis de datos de la empresa de inteligencia de datos Collibra. "No tener un buen programa de gobierno de datos significa que puedes hacer cosas realmente malas sin siquiera proponértelo".

Entonces, si una empresa está tratando de reducir su huella de carbono o experimentar con cosas como chatbots y generadores de contenido de IA, la gobernanza de datos es imprescindible. “Ninguna organización puede basarse en datos, ni puede realizar excelentes análisis, ni ningún tipo de inteligencia artificial o análisis predictivo, sin contar con un marco básico de gobernanza de datos”, dijo Tsai.

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Cuando se trata de implementar un programa de gobernanza de datos, no existe un método único para todos. Todas las empresas son diferentes. Aún así, todos los programas de gobernanza de datos tienen algunos principios rectores: un conjunto de objetivos fundamentales para lograr el éxito.

Las empresas suelen estar estructuradas en departamentos aislados, cada uno con formas muy diferentes de crear, gestionar y definir sus datos. Los datos de alta calidad para el departamento de marketing no son lo mismo que para el departamento de finanzas. Y las personas que trabajan en el lado de ventas pueden cuantificar a los clientes de manera diferente que quienes trabajan en el lado del producto. Esto inevitablemente dificulta que una empresa tenga una comprensión coherente de los datos que posee, dónde se almacenan y qué hacer con ellos.

Un marco de gobernanza de datos bien ejecutado garantiza que todos estos datos dispares se definan, organicen y protejan de manera consistente para que puedan servir como un recurso compartido. Cubre todos los aspectos estratégicos, tácticos y operativos de la gestión de datos para que todos, sin importar en qué departamento se encuentren, estén en la misma página.

"Un gran programa de gobernanza de datos romperá esos silos y conectará a toda la organización a través de los datos", dijo Militscher. "Todos pueden tener una comprensión común de la información de la organización".

Sin un programa de gobierno de datos eficaz, es posible que cualquier inconsistencia de datos en una organización no se resuelva o ni siquiera se note porque las empresas a menudo están aisladas.

Por ejemplo, los nombres de los clientes pueden aparecer de forma diferente según el departamento, lo que podría complicar los esfuerzos de integración de datos y crear problemas de integridad de los datos, lo que en última instancia afectaría la precisión de la inteligencia empresarial, los análisis y más si no se detecta y resuelve.

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Quizás el principio rector más importante de todos sea centrarse en el valor: no sólo en cómo los datos afectan el valor del negocio, sino también en el valor de los datos en sí. Es importante que las empresas comprendan claramente cuánto cuesta crear un nuevo dato o cuántos ingresos generan al tener buenos datos.

La valoración es vital porque brinda a los líderes de datos una justificación cuantificable para imponer más controles sobre la forma en que los diferentes equipos usan y acceden a sus datos. Mira más allá de la vaga idea de la gobernanza de datos como un medio para lograr “mejores datos” y, en cambio, ofrece pruebas proporcionales. Después de todo, es mucho más fácil decirle a la gente qué hacer si tiene datos que muestran que les ahorrará dinero o aumentará sus ingresos.

“Es como la paz mundial. Todo el mundo sabe que tiene sentido. 'Mejores datos'; intuitivamente, sabemos que tiene sentido”, afirmó Hawker. “Y eso no es sólo una especie de sentimiento. En realidad, es cierto si te tomas el tiempo para cuantificarlo, si te tomas el tiempo para modelarlo”.

No hay dos programas de gobernanza de datos creados iguales. Pero existen algunas mejores prácticas generales que las organizaciones deben seguir al crear su propio marco de gobernanza de datos.

Una gran parte del gobierno de datos consiste en crear un glosario de definiciones para establecer qué significan términos y conceptos comerciales específicos. Por ejemplo, qué constituye un cliente activo. Al establecer un vocabulario común para los datos comerciales, todos los miembros de la empresa están en la misma página, lo que facilita avanzar en su programa de gobierno de datos.

Otra práctica recomendada común es crear un catálogo de datos que recopile metadatos de bases de datos, almacenes de datos, lagos de datos, etc.Inteligencia de Negocio sistemas y otras fuentes, y lo utiliza para crear un inventario de activos de datos con capacidad de búsqueda. También incluye información como cómo se han recopilado los datos, de dónde proceden, cómo se almacenan, para qué se utilizan y quién en la empresa tiene acceso a ellos. Hacer un seguimiento de cómo fluyen los datos a través de una organización y clasificarlos en función de factores como si contienen información personal ayuda a determinar cómo se pueden aplicar las políticas de gobernanza de datos a los activos de datos individuales.

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Sin embargo, implementar el gobierno de datos de una manera tan amplia e integral no es necesariamente la forma más popular o eficiente de hacerlo.

“Si empiezas desde cero y dices '¡Implementemos la gobernanza de datos!' Y sigue el enfoque estándar de mejores prácticas. Es inevitable que sea algo que dure varios años para la mayoría de las organizaciones”, dijo Hawker. Por no hablar de uno caro. "Y si te perciben como alguien que ralentiza las cosas, si te perciben como un obstáculo para los procesos de negocio, vas a fracasar".

En cambio, Hawker sugiere invertir el proceso y comenzar con un resultado. Identifique un KPI medible que ya se haya establecido y que a los líderes de la empresa ya les importe mucho: reducir el tiempo para incorporar a un nuevo cliente, por ejemplo, o identificar un 20 por ciento más de clientes potenciales calificados. Y luego cree un programa de gobernanza de datos en torno a ese resultado para garantizar que se pueda alcanzar el objetivo.

Una vez que se obtiene ese resultado, hágalo nuevamente para otro diferente, y así sucesivamente, hasta que esté implementado un programa completo de gobernanza de datos.

No importa cómo una organización decida abordarlo, la gobernanza de datos no es fácil. Pero ciertamente puede resultar gratificante. Tsai compara la gobernanza de datos con la demolición de una casa, donde la empresa es la casa y sus datos son la infraestructura que mantiene la casa en pie.

“Una vez que empiezas a destrozar la casa (las tuberías y la estructura en sí), es decir, yo diría, el trabajo sucio que conlleva la gobernanza de datos. Y la mayoría de las empresas no quieren invertir en ello porque requiere mucho tiempo y esfuerzo”, explicó. “Pero no hay ningún riesgo. No hay nada malo en simplemente intentar algo”.

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La gobernanza de datos tiene una variedad de beneficios que hacen que valga la pena el esfuerzo. Más allá de un análisis de datos más preciso y un cumplimiento normativo más estricto, la gobernanza de datos puede mejorar la calidad de los datos e incluso ayudarlos a identificar nuevos mercados o oportunidades de productos.

La gobernanza de datos también permite a las empresas catalogar detalladamente sus datos y medir y monitorear de cerca su uso, identificando potencialmente cualquier dato oscuro (datos que no se utilizan, lo cual es una pérdida de oportunidades y dinero) que pueda estar al acecho.

“Si bien hoy en día es más barato almacenar, administrar y utilizar datos con las excelentes tecnologías de nube que existen, no es gratis. Hay un costo asociado a esto. Y los volúmenes de datos están creciendo y su uso está creciendo”, afirmó Militscher de Collibra. “Si no es necesario recopilar o almacenar datos porque nunca se utilizarán, entonces deshazte de ellos. Te estás ahorrando algo de dinero”.

“La gran gobernanza de datos es completamente invisible y silenciosa. Sabes que lo estás haciendo bien cuando el negocio va bien”.

Al final, tener datos consistentes y uniformes en toda una organización, así como reglas claras sobre quién puede acceder a esos datos, dónde y cuándo, puede ayudar a que las empresas funcionen con mayor eficiencia. Ya no tienen que verse estancados por el caos que tan a menudo conlleva la desorganización de los datos y los requisitos poco claros. En cambio, pueden avanzar con confianza y agilidad, sin tener que trabajar demasiado.

“La gran gobernanza es completamente invisible y completamente silenciosa. Sabes cuándo lo estás haciendo bien cuando el negocio está funcionando”, dijo Hawker. “Cuando los datos son el núcleo de la forma de operar, pero no se ven como algo diferente de esa forma de operar. Simplemente se considera lo que es la harina para un pastel”.